Business emails are a crucial tool for communication within the workplace, and writing them correctly is of utmost importance. When writing business emails in Japanese, special attention must be paid to honorifics and the style of writing to convey a professional and reliable image. In this blog post, we will delve into the nuances of writing business emails in Japanese and provide practical sample emails for you to use. Now, let's explain each element in detail and show you how to apply them with two sample emails. We hope this guide helps you improve your business email writing skills.
Table of Contents
TO, CC, BCC
- TO: Main recipient
- CC: Carbon copy recipient
- BCC: Blind carbon copy recipient
Subject
Make the subject concise and include keywords so that the content of the email is immediately clear.
Introduction
- Name titles: Use "Last Name+さん" for internal personnel and "Last Name+様" for external personnel. It is also acceptable to include the company name and position before the name.
- When addressing multiple people: Use "各位" or "皆様". "各位" is a more formal and literary expression.
Greetings
- Internal greeting: 「お疲れ様です」
- External greeting: 「いつもお世話になっております」
Other expressions:
- 「ご無沙汰しております」 (ごぶさたしております) - It's been a while
- 「初めてご挨拶させていただきます」 - Let me introduce myself for the first time
- 「早々のご返事、ありがとうございます」 - Thank you for your prompt reply
- 「この度は (先日は) ~~いただき、ありがとうございます」 - Thank you for ~~ this time (or the other day)
Indicate your affiliation
Clearly state your company name, department name, and your name.
Purpose of the Email
Be clear about the purpose of the email and cover only one topic per email.
- 「~~の件で、メールをお送りいたしました」 - I am sending this email regarding ~~
- 「~~についてお願いしたく、ご連絡いたしました」 - I am contacting you to request ~~
- 「~~の件について、ご相談申し上げます」 - I would like to consult with you about ~~
- 「恐れ入りますが、~~について教示ください」 - I apologize, but please advise on ~~
- 「恐れ入ります」 = A very polite expression of 「すみません」 (excuse me)
Main body
Make it easy to read by avoiding long sentences, breaking lines at the end of sentences, and leaving a line break between paragraphs.
Closing remarks
- Use 「では」 or 「何卒」 + 「よろしくお願い致します」
+ When a reply is needed
- 「お返事お待ちしております」 - I look forward to your reply
- 「ご回答、お待ちしております」 - I await your response
+ Other expressions
- 「またこちらよりご連絡いたします」 - I will contact you again
- 「お忙しいところ、失礼いたしました」 - Sorry to bother you when you are busy
+ When attaching files
- 「参考資料を添付いたしました。合わせてご参照ください ( or ご確認の程、よろしくお願いします)」 - I have attached the reference materials. Please refer to them (Please confirm)
Signature
- Company name
- Department name
- Your name
- Company address
- Phone number
- Fax number
- Email address
- Company URL
We have explored the essential points to keep in mind and common phrases used in business emails. Now, let's look at some practical examples. Below are sample emails you can use when communicating with internal colleagues and external clients (business partners).
Sample Email to internal colleagues
プロジェクト進捗報告の件
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営業部
山田 さん
お疲れ様です。営業部の李です。
プロジェクトAの進捗状況について報告させていただきます。この度はご多忙のところお時間をいただき、ありがとうございます。
現在の進捗状況は以下の通りです。
1. 設計フェーズ: 完了しました。全ての設計図は承認されました。
2. 開発フェーズ: 50%進行中です。今月末までに完了予定です。
3. テストフェーズ: 開発フェーズ完了後に開始予定です。
次のステップとして、開発フェーズの残りの作業に注力し、スケジュール通りに進行するよう努めます。
詳細については添付ファイルの進捗レポートをご参照ください。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
何卒、よろしくお願い致します。
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営業部
李
会社住所: 東京都中央区1-2-3
電話番号: 03-1234-5678
ファックス番号: 03-1234-5679
メールアドレス: li@company.jp
会社URL: www.company.jp
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Sample Email to External Clients (Business Partners)
プロジェクト進捗報告の件
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株式会社ABC
営業部
田中 様
いつもお世話になっております。株式会社XYZの李です。
この度は、プロジェクトAの進捗状況についてご報告させていただきます。ご多忙のところお時間をいただき、ありがとうございます。
現在の進捗状況は以下の通りです。
1. 設計フェーズ: 完了いたしました。全ての設計図は承認されました。
2. 開発フェーズ: 50%進行中です。今月末までに完了予定です。
3. テストフェーズ: 開発フェーズ完了後に開始予定です。
次のステップとして、開発フェーズの残りの作業に注力し、スケジュール通りに進行するよう努めてまいります。
詳細については添付ファイルの進捗レポートをご参照ください。ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。
では、引き続きよろしくお願い致します。
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株式会社XYZ
営業部
李
会社住所: 東京都中央区1-2-3
電話番号: 03-1234-5678
ファックス番号: 03-1234-5679
メールアドレス: li@company.jp
会社URL: www.company.jp
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Use these sample emails as a reference and customize them according to your specific situation. It is important to choose the appropriate tone and expressions depending on the context and the recipient. Make sure to use the correct honorifics and greetings based on whether the recipient is internal or external. Additionally, clearly and concisely convey the purpose of your email, and structure your sentences to be easily readable.
When including attachments, ensure they are properly attached and clearly mentioned so the recipient can easily locate them. Lastly, include a signature with your affiliation and contact information to enhance the credibility of your email.
For more tips and examples on writing business emails, continue following our blog. We hope this helps you communicate more effectively in your professional interactions.